[薦]文件管理制度
隨著社會不斷地進步，制度使用的頻率越來越高，制度是各種行政法規(guī)、章程、制度、公約的總稱。想學習擬定制度卻不知道該請教誰？以下是小編精心整理的文件管理制度，歡迎閱讀與收藏。
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文件管理制度1
1目的
規(guī)范分公司檔案資料的管理工作。
2適用范圍
適用于分公司所有檔案資料的管理工作。
3職責
3.1行政部負責分公司的文件、資料的打印、歸類、發(fā)放及登記工作,并保存分公司在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.2各部門負責管理本部門在管理服務活動中形成的各類檔案。
3.3分公司總經(jīng)理負責上報分公司文件、對外公開文件的發(fā)放審批工作。
3.4分公司總經(jīng)理負責審批已過保存期檔案資料的銷毀工作。
4實施程序
4.1歸檔保存的文件
4.1.1分公司在管理服務或公務活動中形成的工作計劃、外來文件、報告、質(zhì)量記錄及與工作有關的`圖表、統(tǒng)計資料等。
4.1.2在工作中形成的圖紙、操作說明書等技術檔案。
4.1.3在專門業(yè)務活動中形成的各種檔案,如:會議紀要、聲像檔案、工作記錄等專項檔案。
4.2文件、資料歸檔的要求。
4.2.1歸檔的文件資料必須字跡清楚工整,紙張及文件格式符合國家標準。
4.2.2歸檔的文件材料要完整齊全。
4.2.3每類建設工程竣工必須有兼職資料檔案管理員參加,對其文件材料(含有關圖紙等)完整性、準確性、系統(tǒng)性進行鑒定和驗收。
4.2.4保持歸檔文件材料之間的歷史聯(lián)系,并進行科學分類、立卷和編號。
4.2.5案卷題名應確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容,并區(qū)分保管期限。
4.3檔案資料的保管。
4.3.1所有檔案資料均由資料管理員管理。
4.3.2存放檔案必須有專用柜架,在排列上架時,應按照類別和保管部門的次序,自左向右,自上而下地排列,以便于管理和查找。
4.3.3底圖除修改、送曬外,不得外借。修改后的底圖入庫時,要認真檢查其修改、補充情況,并在檔案資料盒內(nèi)的面層上注明修改情況。
4.3.4存入膠片、照片、錄像帶、軟盤、磁帶要用特制的密封盒和專門的卷盒,按編號順序排列在膠片柜或防火資料柜內(nèi)。必要時采取復制、拷貝。
4.3.5每年一季度,對上一年度的各種資料檔案進行歸檔,并對庫藏檔案進行清理核對和質(zhì)量檢查工作,做到完好、齊全。對破損或載體變質(zhì)檔案,要及時進行修補和復制,發(fā)現(xiàn)檔案發(fā)霉或蟲害要及時消殺。
4.3.6檔案資料柜需做好防盜等設施。
4.3.7質(zhì)量記錄保存期為二年。
4.4檔案資料借閱管理。
4.4.1分公司所有人員都有保護檔案、借閱檔案的權利和義務。
4.4.2分公司員工查閱檔案資料,必須辦理登記手續(xù)。
4.4.3在借閱檔案資料時,應做到以下幾點:
4.4.3.1按規(guī)定辦理登記手續(xù),定期歸還;
4.4.3.2要愛護檔案資料,不得丟失;
4.4.3.3所借檔案不得隨意折疊和拆散,不得對檔案隨意更改、涂寫;
4.4.4借出和歸還檔案時,應辦理清點手續(xù),由資料檔案員和借閱者當面核對清楚。
4.4.5檔案如有丟失、損壞或泄密,要立即追究當事者責任。
4.4.6調(diào)離或辭職的人員,必須辦理文檔移交后方可辦理調(diào)離手續(xù)。
4.5檔案鑒定和銷毀
4.5.1檔案鑒定工作由檔案鑒定小組負責進行,鑒定小組由分公司總經(jīng)理、各部門經(jīng)理、資料檔案員和有關業(yè)務管理人員組成,日常的鑒定工作由行政部資料檔案員負責。
4.5.2檔案鑒定小組的任務:
4.5.2.1負責制訂檔案保管期限表;
4.5.2.2對到期檔案提出存、毀意見。
4.5.3確定保管期限原則
4.5.3.1對有長遠利用價值(如技術圖紙、操作說明書等),并能反映分公司職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存。
4.5.3.2凡是在一定時間有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。
4.5.4鑒定工作應該每年進行一次,由資料管理員在每年1月初提出。
4.5.5鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準確、不完整,應及時責成有關人員負責修改和補充。
4.5.6銷毀檔案的程序包括:
4.5.6.1鑒定小組應列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告分公司總經(jīng)理審批,銷毀清單及報告要保存。
4.5.6.2檔案銷毀時,由行政部經(jīng)理進行監(jiān)銷并在銷毀清冊上簽名。
4.5.7銷毀檔案資料時,要嚴格執(zhí)行保密規(guī)定,對在銷毀檔案過程中出現(xiàn)失密或?qū)Ψ止驹斐蓳p失的,將根據(jù)有關規(guī)定進行處理。
5相關文件和質(zhì)量記錄表格
5.1《檔案管理制度》
5.2《保密規(guī)定》
5.3《文件發(fā)放登記表》
5.4《文件借閱登記表》
文件管理制度2
驗管理制度和程序是企業(yè)運營中不可或缺的一部分，它涵蓋了產(chǎn)品檢驗、質(zhì)量控制、流程監(jiān)督等多個環(huán)節(jié)，旨在確保企業(yè)的生產(chǎn)和服務達到預定的標準和客戶期望。
內(nèi)容概述：
1. 檢驗標準設定：明確各類產(chǎn)品的檢驗標準，包括外觀、性能、安全性等各方面指標。
2. 檢驗流程制定：詳細規(guī)定從原材料進廠到成品出廠的每個步驟的檢驗流程。
3. 檢驗人員培訓：確保所有檢驗人員具備必要的'技能和知識，了解并能執(zhí)行檢驗規(guī)程。
4. 質(zhì)量記錄管理：建立完善的質(zhì)量記錄系統(tǒng)，跟蹤和記錄檢驗結(jié)果，以便于質(zhì)量分析和改進。
5. 異常處理機制：設立快速響應機制，對檢驗過程中發(fā)現(xiàn)的問題進行及時處理和反饋。
6. 持續(xù)改進機制：定期評估檢驗制度的效果，根據(jù)實際情況進行調(diào)整和完善。
文件管理制度3
1.目的:
為完善公司文件收發(fā)管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
2.適用范圍:
適用本公司所有文件。
3.職責:
文件收發(fā)管理由行政辦公室統(tǒng)一負責。
工作內(nèi)容
公司文件共分絕密、機密、秘密、普通四種,文件密級由公司總經(jīng)理確定。
公司文件由行政辦公室擬稿,文件形成后由總經(jīng)理簽發(fā)。
業(yè)務文件由有關部門擬稿,分管副總經(jīng)理或總工程師審核、簽發(fā)。
屬于秘密以上的'文件,核稿人應注明文件密級,并確定報送范圍。秘密以上文件須按保密規(guī)定,由專人印制、報送。
已簽發(fā)的文件由核稿人登記,并按不同類別編號后,按文印規(guī)定處理。
文件由擬稿人校對,審核后方能復印、蓋章。
公司的文件由行政辦公室負責報送。送件人應把文件內(nèi)容、報送日期、部門、接件人等事項登記清楚,并報告報送結(jié)果。秘密以上文件由專人按核定的范圍報送。
經(jīng)簽發(fā)的文件原稿送辦公室存檔。
外來文件由行政辦公室行政主管負責簽收,并于接件當日填寫閱辦單,按領導批示的要求送達有關部門,辦好文件閱辦;屬急件的,應在接件后即時報送。
文件閱辦部門或個人,對有閱辦要求的文件,應在三日內(nèi)辦理完畢,并將辦理情況反饋至行政辦公室。三日內(nèi)不能辦理完畢的,應向行政辦公室說明原因。
文件管理制度4
施工技術文件管理制度的'重要性不言而喻：
1. 確保合規(guī)性：符合國家相關法規(guī)和行業(yè)標準，防止違法行為。
2. 提升效率：通過標準化流程，減少溝通成本，提高工作效率。
3. 控制質(zhì)量：通過對技術文件的嚴格管理，保證施工質(zhì)量和安全。
4. 防范風險：及時記錄和處理問題，降低工程風險。
5. 追溯性：完整的文件記錄便于工程后期維護和責任追溯。
文件管理制度5
紙質(zhì)文件管理制度的.重要性不容忽視：
1.保障信息安全：通過規(guī)范管理，防止文件遺失、泄露，維護企業(yè)利益。
2.提升效率：有序的文件管理體系能減少尋找文件的時間，提高工作效率。
3.法規(guī)遵從：符合相關法規(guī)要求，降低法律風險。
4.知識傳承：保證企業(yè)知識和經(jīng)驗的有效傳遞，支撐業(yè)務持續(xù)發(fā)展。
文件管理制度6
工程項目文件資料管理制度
①項目部文件資料(含甲方、監(jiān)理及公司主管部門文件資料)，必須及時傳達到相關單位及相關人員。
②合同文件，凡由項目部負責簽訂的'合同，必須經(jīng)相關部門審查，報總經(jīng)理審批簽署后，方可交合同另一方實施。
�、墼O計院、甲方簽署的變更統(tǒng)一發(fā)放到相關單位。
④專業(yè)工程師簽認的變更(通知)、簽證，由項目經(jīng)理審查上報甲方簽認后，蓋技術專用章，統(tǒng)一發(fā)放到相關單位;
⑤外購件發(fā)至工地由施工員簽收，單據(jù)交由資料員復印兩份，一份存檔，一份工施工員保管，原件及時送回公司存檔。從單位發(fā)過來設備由施工員簽收，項目經(jīng)理簽字確認。一份返回公司一份施工員管，復印一份資料員存檔。采購拉來的配件由施工員簽收打單據(jù)一式三份，一份采購帶回公司，一份施工員保管，另一份資料員存檔。
文件管理制度7
1、目的:
對外來文件的接收、處理、歸檔管理實施控制,確保文件的正常管理和能及時處理、遵守和執(zhí)行。
2、適用范圍:
適用于政府主管部門及上級公司、上級物業(yè)主管部門及其它管理關系單位發(fā)給公司的文件。
3、引用文件:
3、1質(zhì)量手冊第4、5章
3、2 iso9002標準第4、5章
4、職責:
4、1總經(jīng)理或副總經(jīng)理負責審批各類外來文件、責成有關部門處理。
4、2綜合辦公室負責處理除工程維修部工程技術文件、分承包合同、工程移交文件、經(jīng)營管理部的經(jīng)營合同、協(xié)議書以外的外來文件,包括上級公司、政府主管部門傳來的.文件及有關物業(yè)管理的法令、法規(guī)、各類規(guī)章制度的接收、登記、整理并保存原始件,將各部門傳來的文件整理呈交總經(jīng)理或副總經(jīng)理審批,工程維修部及經(jīng)營管理部的文件由綜合辦公室登記后保存一份原件。
4、3各部門負責本部門業(yè)務往來中的外來文件及有關物業(yè)管理合同的法令、法規(guī)的接收,經(jīng)公司副總經(jīng)理批準后,負責根據(jù)領導的批示處理有關文件。
5、工作程序:
5、1外來文件的接收:
5、1、1上級公司文件由綜合辦公室派專人領取,政府主管部門下發(fā)的文件由收發(fā)員送綜合辦公室,綜合辦公室應填寫《外來文件接收登記表》。
5、1、2公司各部門的業(yè)務往來文件接收后,統(tǒng)一送交綜合辦公室進行分類,登記在《外來文件接收登記表》上。
5、2外來文件的處理:
5、2、1上級公司、政府主管部門的文件由綜合辦公室填寫《外來文件處理表》,綜合辦公室主任填寫呈辦意見并由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批閱,綜合辦公室根據(jù)批示轉(zhuǎn)相關部門,并督促確保文件按總經(jīng)理或副總經(jīng)理批示執(zhí)行。
5、2、2外來的有關物業(yè)管理的法令、法規(guī),經(jīng)總經(jīng)理批示后,由經(jīng)營管理部送交綜合辦公室并存檔,有關部門需要時,綜合辦公室將復印件蓋上受控文件專用章,并做好《文件/資料發(fā)放登記表》。
5、2、3傳真由綜合辦公室在《外來文件接收登記表》上登記后,轉(zhuǎn)相關部門,并由綜合辦公室存檔。
5、3外來文件的檔案管理:
5、3、1上級公司和政府主管部門的文件由綜合辦公室在年底或次年初提出銷毀、立卷、歸檔意見,報公司領導批準后,對不需要使用查閱的文件填寫《外來文件銷毀登記表》后進行銷毀,對有價值的文件進行裝訂成冊,并保存。
5、3、2日常業(yè)務文件由綜合辦公室征求相關部門意見后,提出具體處理措施報有關領導進行相應處理,建立文件處理檔案。
5、3、3歸檔文件借閱時受綜合辦公室監(jiān)督,并做好借閱登記。
6、支持性文件與質(zhì)量記錄:
6、1《外來文件接收登記表》ej-qr-qp6、3-01
6、2《外來文件處理表》ej-qr-qp6、3-02
6、3《外來文件銷毀登記表》ej-qr-qp6、3-03
6、4《文件/資料借閱登記表》 ej-qr-qp6、1-01
6、5《文件/資料發(fā)放登記表》 ej-qr-qp6、1-04
文件管理制度8
第一條 為健全并妥善保管設備技術檔案,明確設備技術檔案管理職責，規(guī)范設備技術檔案管理工作，提高公司設備技術檔案管理水平，依據(jù)國家有關法律、法規(guī)和公司設備管理制度，制定本制度。
第二條 本制度適用于公司設備的檔案管理。內(nèi)容包括檔案管理的主要內(nèi)容，檔案管理的要求等。
第三條 各車間設備管理部門應妥善保管設備技術資料，建立設備臺帳及主要設備、關鍵設備檔案，各車間應建立所管轄范圍內(nèi)的全部設備檔案。
第四條 各單位應按照公司《設備管理體系相關記錄》的要求逐一建立健全設備管理基礎資料，并結(jié)合本單位實際進行補充和完善。
第五條 各單位應逐臺建立健全設備檔案，主要內(nèi)容應包括：
�。ㄒ唬┰O備一般特點及技術特性(如設備編號、位號、名稱、規(guī)格、技術參數(shù)、原值、制造廠家、安裝地點、投產(chǎn)日期、操作運行條件等)；
�。ǘ┰O備檢驗總結(jié)報告；
�。ㄈ└綄僭O備明細表；
�。ㄋ模┲卮笕毕萦涗洠�
�。ㄎ澹┌惭b試車記錄；
�。┰O備檢修記錄；
（七）主要配件更換記錄；
（八）設備運轉(zhuǎn)時間累計；
（九）設備技術改造和更新記錄；
（十）設備故障及事故記錄；
�。ㄊ唬櫥f明表；
�。ㄊ┰O備腐蝕情況及防腐措施記錄；
�。ㄊ┰O備狀態(tài)監(jiān)測及故障診斷記錄；
（十四）其它需要建立歸檔的`設備技術資料。
第六條 設備技術檔案管理要求
�。ㄒ唬┰O備檢修后,必須有完整的交工資料,由使用單位交設備管理部門,一并存入設備技術檔案；
�。ǘ└鲉挝粚χ饕O備零部件（潤滑油脂）進行改替代和技術改造等,應按照有關程序進行審批，并及時修訂設備技術檔案；
�。ㄈ┰O備遷移，其檔案隨設備調(diào)出,主要設備報廢后,檔案由設備管理部門封存；
�。ㄋ模┘夹g檔案應責成專人統(tǒng)一管理，建立清冊。技術檔案必須齊全、整潔、規(guī)格化,及時整理填寫。人員變更時，主管領導必須認真組織按項交接。
文件管理制度9
部門文件管理制度的重要性在于：
1. 提升效率：規(guī)范化的流程減少尋找和處理文件的.時間，提高工作效率。
2. 保證信息準確：嚴格的審批和更新機制確保信息的準確性。
3. 保障安全：通過權限管理防止信息泄露，維護企業(yè)利益。
4. 法規(guī)合規(guī)：符合相關法規(guī)要求，避免因文件管理不當引發(fā)的法律風險。
5. 歷史追溯：完整的文件記錄方便追溯決策過程，為企業(yè)決策提供依據(jù)。
文件管理制度10
文件資料管理的重要性不言而喻。
它不僅是企業(yè)知識資產(chǎn)的載體，也是決策依據(jù)、法律責任的重要依據(jù)。
良好的`文件管理能提高工作效率，防止信息混亂，保障企業(yè)機密，降低法律風險，同時也是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的基礎。
文件管理制度11
文件資料管理制度的重要性不言而喻。
一方面，它是企業(yè)知識資產(chǎn)的保護傘，確保關鍵信息的完整性和可靠性。
另一方面，它有助于提高工作效率，通過標準化流程減少錯誤和延誤。
此外，它還是企業(yè)合規(guī)經(jīng)營的`基石，防止因文件管理不當引發(fā)的法律風險。
文件管理制度12
本工藝人員管理制度旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部工藝流程管理，確保產(chǎn)品質(zhì)量與生產(chǎn)效率，提升工藝人員的專業(yè)素養(yǎng)和工作效能。該制度主要包括以下幾個方面：
1. 工藝人員職責與權限
2. 技術培訓與能力評估
3. 工藝流程制定與執(zhí)行
4. 質(zhì)量控制與改進機制
5. 績效考核與激勵措施
6. 安全與健康管理
內(nèi)容概述：
1. 工藝人員職責與權限：明確工藝人員在產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)過程中的角色，規(guī)定他們在工藝設計、改進、技術指導等方面的責任和權限。
2. 技術培訓與能力評估：設定定期的技術培訓計劃，對工藝人員進行專業(yè)技能提升，并通過定期評估來確保其技術能力與企業(yè)發(fā)展需求同步。
3. 工藝流程制定與執(zhí)行：規(guī)范工藝流程的制定標準，確保工藝文件的完整性和準確性，同時監(jiān)督工藝流程的執(zhí)行，防止偏差。
4. 質(zhì)量控制與改進機制：建立有效的質(zhì)量監(jiān)控體系，及時發(fā)現(xiàn)并解決質(zhì)量問題，推動工藝優(yōu)化和持續(xù)改進。
5. 績效考核與激勵措施：設立科學的績效考核指標，以獎勵優(yōu)秀表現(xiàn)，激發(fā)工藝人員的積極性和創(chuàng)新性。
6. 安全與健康管理：強調(diào)工藝人員的`安全意識，制定安全操作規(guī)程，關注員工的身心健康，營造安全和諧的工作環(huán)境。
文件管理制度13
文件管理制度是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)，它旨在規(guī)范企業(yè)內(nèi)部的信息流通，提高工作效率，保障信息安全，促進團隊協(xié)作，以及確保各項業(yè)務活動的合規(guī)性。通過有效的文件管理，企業(yè)可以追蹤決策過程，避免信息混亂，降低運營風險，為企業(yè)的長期發(fā)展打下堅實基礎。
內(nèi)容概述：
1. 文件分類與編碼：建立統(tǒng)一的文件分類標準，便于檢索和歸檔。
2. 文件審批流程：明確文件的創(chuàng)建、審核、批準、發(fā)布和廢棄等環(huán)節(jié)的權限和流程。
3. 文件存儲與保護：規(guī)定文件的物理存儲位置和電子存儲方式，確保文件的安全性。
4. 文件訪問與使用：設定文件的'訪問權限，防止未經(jīng)授權的使用或泄露。
5. 文件更新與版本控制：確保文件的最新版本被正確使用，避免因舊版文件造成的誤解。
6. 文件銷毀管理：對不再需要的文件進行安全銷毀，遵守相關法律法規(guī)。
文件管理制度14
房地產(chǎn)管理制度是企業(yè)運營的核心組成部分，旨在確保房地產(chǎn)項目的順利進行，包括從土地獲取、項目開發(fā)到銷售和服務的全過程管理。主要內(nèi)容涵蓋以下幾個方面：
1.項目規(guī)劃與立項管理：涉及項目定位、市場調(diào)研、可行性分析及項目審批流程。
2.土地使用權管理：包括土地購置、權屬登記、土地利用規(guī)劃等。
3.設計與施工管理：涵蓋建筑設計、工程招標、施工進度監(jiān)控和質(zhì)量控制。
4.資金與財務管理：涉及項目預算、成本控制、資金籌集與分配。
5.銷售與市場營銷：包括定價策略、銷售渠道、廣告推廣及售后服務。
6.法規(guī)遵從與風險管理：確保業(yè)務符合法律法規(guī)要求，識別并應對潛在風險。
7.人力資源與組織架構：建立高效的.團隊，明確職責分工，提供培訓和發(fā)展機會。
內(nèi)容概述：
1.政策法規(guī)：理解和遵守國家和地方的房地產(chǎn)政策、法律法規(guī)，確保業(yè)務合規(guī)。
2.內(nèi)部控制：制定內(nèi)部規(guī)章制度，防止欺詐、浪費和不當行為。
3.合同管理：規(guī)范合同簽訂、執(zhí)行和糾紛處理過程。
4.信息化建設：運用信息技術提升管理效率，實現(xiàn)信息共享和決策支持。
5.客戶關系管理：維護良好的客戶關系，提高客戶滿意度和忠誠度。
6.社區(qū)關系：處理好與周邊社區(qū)的關系，減少沖突，營造和諧環(huán)境。
7.環(huán)保與可持續(xù)發(fā)展：推行綠色建筑理念，落實環(huán)保措施，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。
文件管理制度15
工程部機房上墻文件:機房管理制度
1、所有機房、設備豎井均應設專人負責。不準亂堆雜物,保持通道的暢通。
2、保持整潔,各設備表面應干凈無雜物。每年要對高處及死角進行一次全面清掃。
3、嚴禁在機房內(nèi)聚會、聊天、嬉戲、睡覺、喧嘩等,不得做與工作無關的.事。
4、嚴禁攜帶易燃易爆物品進入機房,嚴禁在機房內(nèi)吸煙。未經(jīng)批準不得在機房內(nèi)進行動火類作業(yè)。
5、機房的電話為值班專業(yè)電話,應時刻保持待機狀態(tài),嚴禁打私人電話或長時間占用電話。
6、機房的設備由值班人員負責運行操作、維護保養(yǎng)及巡視工作,無關人員嚴禁進入。
7、外來人員進入機房須填寫《工程部機房外來人員登記表》。
8、發(fā)現(xiàn)異�，F(xiàn)象要及時處理和報告,并做好記錄。
xx物業(yè)管理公司工程部
20xx年x月xx日
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